کنترل پروژه چیه و مدیر پروژه باید چی رو کنترل کنه؟ کنترل دارای معانی گوناگونیه. واسه اونا که با مدیریت پروژه تازه آشنا شده باشن عبارت «کنترل» نگران کننده به نظر میاد، چون اونو با معنیِ اعمال قدرت اشتباه می گیرن. در دنیای مدیریت پروژه، کنترل به معنای دستور دادن به بقیه، مجبور کردن اونا واسه رفتار به روش هایی خاص یا دیکته کردن نظرات و کارا به اونا، یعنی مفاهیمی که معمولا با عبارت کنترل به ذهن می رسه، نیس. حالا بیایید ببینیم که کنترل پروژه چیه.

 

دقیقا کنترل پروژه چیه

کنترل پروژه چیه؟ آموزشی

در مدیریت پروژه واژه «کنترل» بیشتر مثل هدایت کشتیه، به معنی موافق کردن دائمی راه حرکت با در نظر داشتن یک هدف واحد تو ذهن، رساندن کشتی به ساحل امن جوری که در اول راه قول اون داده شده. پروژه یک مسافرت موفق شامل تعیین یک مقصد مشخص، ترسیم دقیق راه واسه رسیدن به اونجا، تعیین موقعیت مکانی بین سفر، و دقت نظر داشتن به راه پیشِ روست.

هدفای کنترل پروژه

اگه می خواید ببینین که کنترل پروژه چیه، اول باید با هدف از انجام اون آشنا شید. مدیران پروژه تازه کار (و بعضی از سابقه دارها!) بیشتر در کنترل کردن پروژه خود انجام دهنده اشتباه یه جوری می شن. اونا اونقدر غرق حالا و اینجا، یعنی آزمایش و اندازه گیری موقعیت فعلی خود، می شن که همه موارد مهم دیگر رو از یاد می برن. اونا مشغول محاسبه موقعیت فعلی خود و البته راهی که تا الان پیموده ان می شن. این اطلاعات مواردی هستن که در گزارش به مدیران ارشد اشاره می کنن و قول میدن که شرایط رو بهبود دهند. تموم توجه این مدیران جمع به خارج نشدن از خطوطیه که در اول راه واسه رسیدن به مقصد رسم کردن. بدیش اینه، کنترل سرنوشت پروژه شما به این سادگی نمیشه.

جوری که بهش خواهیم پرداخت، آزمایش اینکه در کجای نقشه راه خود قرار دارین بدون شک بخشی از فرایند کلی کنترل و «بازگشت به راه اصلی پروژه» به حساب میاد. اما ماموریت اصلی شما به آخرسر رساندن کاریه که بهش پایبند شدین، پس شما باید به «کنترل چشم انداز کلی» هم توجه کنین به این معنا که سعی کنین فاصله بین جایی که وایس تاده اید رو با جایی که قراره در آخر بایستید به کمه کم برسونین.

یعنی همونجوریکه در فرمول زیر می ببینن، کنترل پروژه به نگاهی جمع به آینده احتیاج داره:

کنترل پروژه چیه؟ آموزشی

انحراف محاسبه شده ی فعلی+ انحراف حدسی آینده= انحراف پایانی پروژه

واسه ایجاد یک نظام کنترل مناسب واقعا لازمه سه عامل رو در نظر داشته باشین:

  1. در مقام مقایسه با جایی که باید باشین، حالا کجا هستین.
  2. در مقام مقایسه با جایی که تعهد کردین بهش می رسین، در آخر به کجا می رسه.

تو ذهن داشته باشین که موارد ۱ و ۲ به عنوان عملکردهای کنترل داخلی به کار می رن (گرچه ممکنه شما بخواهید اونو به افراد خارج از تیم گزارش کنین)، و واسه آزمایش مورد سوم استفاده می شن. شاید گفتن این حرف تکراری باشه، اما همیشه باید روی جایی که فکر می کنین مقصد پایانی شماس به طور خاص متمرکز شید.

دو دلیل واسه این کار هست:

کنترل پروژه چیه؟ آموزشی

در جواب به این سوال که کنترل پروژه چیه، اول باید گفت که حواستون باشه طبق مقصد پایانی ای که تو ذهن دارین قدمای هوشمندانه و اصلاحی وردارین. هدایت یک کشتی چیزی بیشتر از دوباره برگردوندن اون به مسیره. واسه این کار باید بدونین جلوتر چیزی در مقابل شما قرار میگیره که مجبورید اونو دور بزنین یا از جایی که همیشه از اول سفر تو ذهن داشتین و حالا جلو شماس بپیچید. آینده همیشه با چیزی که در اول پروژه رسم کردین متفاوت هستش. در خیالات تجدید نظر میشه، شرایط عملیاتی پروژه تغییر می کنن و موارد تازه ای سر راه شما قرار خواهند گرفت. بعضی وقتا عملیاتی که در زمان حال انجام میدید باید جدا از اینکه اصلاح انحرافات فعلی پروژه از راه اصلی، جبران کننده ی منابع انحرافی ای که در آینده با اون روبرو میشید هم باشن.

این مطلب رو هم توصیه می کنم بخونین:   کنترل فشار خون بالا؛ این رژیم غذایی زندگی شما رو نجات می ده

دلیل دومِ ضرورتِ توجه به مقصد پایانی، گزارشای مدیریتیه. در بیشتر موارد چیزی که نظر مدیران رو بیشتر از هر چیز جذب می کنه پیش بینی مقصدیه که فکر می کنین بهش می رسین، این اطلاعات چیزیه که اونا واسه گرداندن کسب وکار خود بهش احتیاج دارن. این که شما دو هفته از پروژه عقب هستین و ۱۰۰۰۰ دلار بیشتر از بودجه خرج شده شاید به درد مدیران بخورد، اما یه جور از گزارش که در اون عنوان می کنین سه هفته دیگر پروژه به اتمام می رسه و شاید ۱۵۰۰۰ دلار بیشتر از بودجه صرف میشه شاید ارزش بیشتری واسه مدیران داره.

حقیقتا چی قراره کنترل شه

کنترل پروژه چیه؟ آموزشی

اینجا ممکنه بپرسید، «، پس باید روی مقصد پایانی پروژه تمرکز کنم و باید حواسم باشه که انحرافا رو کم کنم و در صورت ایجاد انحراف دوباره به مقصد برگردم. اما مقصد پایانیِ چی؟ بازگشت به کدوم راه؟ و درباره چه یه جور از انحراف حرف می زنیم؟» همه اینا سوالات مناسبی هستن.

به جواب این سوالات در مبحثی به نام ابعاد موفقیت پروژه پرداخته می شه. اساسی ترین شاخص اندازه گیری موفقیت یک پروژه، رسیدن به هر یک از مقاصد تعیین شده در این ابعاده، مقاصدی که در اول طراحی یک پروژه باید درباره اون تصمیم گرفته شه، همون مقاصدی که در کنترل پروژه قراره روی اونا متمرکز باشین.

از این بین دو مقصد مربوط به مصرف منابع هستن:

  • زمان بندی: پروژه در زمان مقرر تکمیل شده؟ (چقدر زمان صرف اون شده؟)
  • هزینه: پروژه با هزینه پیش بینی شده انجام شده؟ (چقدر هزینه صرف اون شده؟)

دو مقصد دیگر مربوط به تحویل پروژه هستن:

  • کارایی: موارد تحویلی پروژه کیفیت مورد انتظار رو دارن؟ (چه تواناییایی در پروژه هست؟)
  • کیفیت: موارد تحویلی پروژه خوب چیزی که تعهد شده عمل میکنن؟ (چقدر خوب قادر به عمل هستن؟)

تا اونجا که مورد توجه خیلی از مدیران سازمانیه، زمانی به یک مقصد پایانی ایده آل رسیده ایم که پروژه بتونه به تعهدات ساده ی خود درباره این چار عامل بکنه. گرچه بیشتر از مقصدی که پروژه آخرش بهش می رسه به عنوان «مطلوب» یاد می شه، مقصد «مورد انتظار» هم حدی از پیش بینی پذیری رو جفت و جور میکنه که واسه بیشتر مدیران سازمانی ارزشمنده. دو مقصد اول (زمان بندی و هزینه) بیشتر توجهات بیشتری رو جلب می کنن واسه همینه که عبارت بسیار متداولی با نام «کنترل هزینه و زمان» داریم.

گرچه بعضی وقتا، روی کنترل هزینه و زمان، زیاد از حد تمرکز می شه و کارکرد موارد تحویلی یک پروژه جوری که باید تحت نظر قرارنمی گیرن. این اشتباهیه که باید دقت کنین که گرفتارش نشید.

منبع : pmtips


دسته‌ها: آموزشی